Angebote für Firmendatenbanken sehen ähnlich aus: eine große Zahl, ein Aktualitätsversprechen, ein Preis pro tausend Datensätze. Die Unterschiede zeigen sich erst nach dem Kauf – wenn sich herausstellt, dass die Hälfte der Zeilen keine Telefonnummer hat und jede fünfte Firma nicht existiert. Die folgenden zehn Fragen sollten Sie jedem Datenanbieter stellen, auch uns.

1. Woher stammen die Daten?

Ein seriöser Anbieter nennt die Quellen beim Namen: amtliche Register, Firmenverzeichnisse, Websites, Verzeichnisse der Berufskammern. Die Antwort „aus allgemein zugänglichen Quellen“ sagt nichts. Von der Quelle hängt alles andere ab – welche Felder gefüllt sind, wie schnell die Daten veralten und ob der Anbieter sie überhaupt weitergeben darf.

2. Von welchem Tag ist der Datenstand?

„Laufend aktualisiert“ ist kein Datum. Fragen Sie, wann die Datensätze Ihrer Branche und Region zuletzt aufgefrischt wurden. Firmen entstehen, ruhen und verschwinden täglich; eine zwei Jahre alte Liste in Gastronomie oder Handel ist zu einem großen Teil veraltet.

3. Wie gut ist meine Region abgedeckt?

Die Zahl der „Firmen in Polen“ sagt nicht, wie viele davon in Ihrem Landkreis tätig sind. Datenbanken sind oft ungleichmäßig – in unserer eigenen Datenbank stammen zum Beispiel die meisten Datensätze aus der Woiwodschaft Masowien, und das sagen wir offen. Verlangen Sie die Zahl der Datensätze für eine konkrete Anfrage – noch vor der Zahlung.

4. Wie viele Datensätze haben die Felder, die ich brauche?

Diese Frage entscheidet über den Preis. Für eine Postkampagne braucht man die vollständige Adresse, für die Besuchsplanung Adresse und Telefon, für die CRM-Ergänzung die NIP. Wenn von 10.000 Datensätzen 3.000 eine Telefonnummer haben, kaufen Sie für die Gesprächsplanung 3.000 Datensätze, nicht 10.000. Eine gute Übersicht zeigt die Füllquote jedes Feldes einzeln, so wie wir es auf der Seite Datenbankstatus tun.

5. Wie wurde die Branche bestimmt?

Es gibt zwei Wege: den PKD-Code aus dem Register oder die Kategorie aus einem Verzeichnis (so ist es derzeit in unserer Datenbank). Der PKD-Code ist amtlich, aber Firmen tragen oft ein gutes Dutzend davon „auf Vorrat“ ein, und seit 2025 gilt eine neue Klassifikation, in der ein Teil der Codes seine Bedeutung geändert hat – darüber schreiben wir im Artikel PKD 2025: Branchencodes für Firmenlisten. Die Kategorie aus einem Verzeichnis gibt besser wieder, womit sich eine Firma tatsächlich befasst, ist aber nicht einheitlich. Es lohnt sich zu wissen, mit welchem Fall Sie es zu tun haben.

6. Bekomme ich eine Stichprobe?

Die Stichprobe sollte aus Ihrer Auswahl stammen, nicht aus einem „Vorführsatz“. Einige Dutzend Datensätze lassen sich manuell in den kostenlosen Registern prüfen – wie, beschreiben wir im Ratgeber Kostenlose Firmendaten aus Polen: was CEIDG, KRS und REGON bieten. Verweigert ein Anbieter die Stichprobe, ist auch das eine Information. Den Aufbau unserer Datei zeigt die Beispieldatei; sie enthält fiktive Firmen, illustriert also die Struktur, nicht die Qualität – diese beurteilen Sie anhand der Zahlen für Ihre eigene Auswahl.

7. Enthält die Datenbank personenbezogene Daten?

Fast immer ja. Ein Einzelunternehmen ist eine natürliche Person: Name, Adresse und Telefonnummer sind personenbezogene Daten. Wer nach dem Kauf selbst über Zwecke und Mittel der Nutzung solcher Daten entscheidet, wird grundsätzlich deren Verantwortlicher – er braucht eine Rechtsgrundlage, muss die betroffenen Personen informieren (Art. 14 DSGVO) und Widersprüche beachten. Ein Anbieter, der behauptet, „die DSGVO gilt nicht für Firmendaten“, vereinfacht.

8. Was ist mit Telefon und E-Mail?

Seit dem 10. November 2024 erfordert die Übermittlung kommerzieller Informationen per E-Mail, SMS oder Telefon in Polen die vorherige Einwilligung des Empfängers; die Vorschrift unterscheidet nicht zwischen Verbrauchern und Firmen. Eine gekaufte Datenbank enthält keine solche Einwilligung für Sie. Details: B2B-Telemarketing und E-Mail-Akquise in Polen: Art. 398 PKE. Verkauft jemand eine „Mailing-Datenbank mit Legalitätsgarantie“, bitten Sie um das Muster der Einwilligung und den Nachweis ihrer Erteilung.

9. Was darf ich mit der Datei tun?

Die Lizenz ist oft kurz, aber wichtig: einmalige oder unbefristete Nutzung, eine Gesellschaft oder die ganze Gruppe, Weiterverkaufsverbot, Veröffentlichungsverbot. Prüfen Sie auch, ob der Preis ein Endpreis oder ein Nettopreis ist und in welcher Form Sie die Rechnung erhalten.

10. Was, wenn sich die Daten als schlecht erweisen?

Keine Datenbank ist fehlerfrei. Ein seriöser Anbieter sagt im Voraus, was er nicht garantiert – meist die Zustellbarkeit von E-Mails und die Erreichbarkeit von Telefonnummern – und wie er Reklamationen bearbeitet. Versprechen wie „100 % aktuelle Kontakte“ sind nicht einzuhalten.

Checkliste vor der Zahlung

  • Quellen beim Namen genannt
  • Datenstand für meine Auswahl
  • Zahl der Datensätze nach Filtern – Branche, Landkreis, Pflichtfelder
  • Füllquote jedes Feldes einzeln
  • Stichprobe aus meiner Auswahl, in den Registern geprüft
  • klare Lizenz und Endpreis
  • Nutzungsplan im Einklang mit DSGVO und Art. 398 PKE

Wie das bei uns aussieht

Bei firmowekontakty.pl beantworten wir eine Anfrage zuerst mit Zahlen: wie viele Firmen die Bedingungen erfüllen, wie viele Telefon, E-Mail und NIP haben, von welchem Tag der Stand ist. Erst danach nennen wir den Preis. Die Quellen beschreibt die Methodik, den Umfang der Branchen die Seite Firmendatenbank nach Branchen. Deckt unsere Datenbank Ihre Region nicht ab, sagen wir das offen.

Häufige Fragen

Ist der Kauf einer Firmendatenbank legal?

Der Kauf von Firmendaten aus öffentlichen Quellen ist an sich nicht verboten. Die Rechtmäßigkeit hängt davon ab, woher der Anbieter die Daten hat und was der Käufer damit tut: Daten von Einzelunternehmern unterliegen der DSGVO, und eine geschäftliche Kontaktaufnahme per Telefon oder E-Mail erfordert in Polen die vorherige Einwilligung des Empfängers (Art. 398 des polnischen Gesetzes über elektronische Kommunikation).

Was kostet eine Firmendatenbank?

Einen einheitlichen Marktpreis gibt es nicht. Der Preis hängt von der Zahl der Datensätze, den Pflichtfeldern, der Eingrenzung von Branche und Region sowie davon ab, ob man einmalig oder im Abonnement zahlt. Vergleichen sollte man die Kosten eines Datensatzes, der sich tatsächlich für Ihren Zweck eignet – nicht den Preis pro tausend Zeilen.

Lieber einmalig kaufen oder im Abonnement?

Eine einmalige Datei reicht für eine einzelne Postkampagne oder Analyse. Ein Abonnement lohnt sich, wenn die Daten laufend benötigt werden und der Anbieter sie tatsächlich aktualisiert – fragen Sie nach dem Datum der letzten Aktualisierung einer konkreten Stichprobe.

Wie prüft man die Qualität einer Datenbank vor dem Kauf?

Bitten Sie um eine Stichprobe aus Ihrer eigenen Region und Branche und prüfen Sie dann einige Dutzend Datensätze in den kostenlosen Registern: ob die Firma existiert, ob die Tätigkeit nicht ruht, ob die Adresse stimmt.