Warum eine gut ausgewählte Liste besser ist als eine allgemeine Datenbank

Ein Vertriebsmitarbeiter, der tausend zufällige Firmen kontaktiert, erzielt andere Ergebnisse als jemand, der zweihundert Firmen aus genau dem richtigen Marktsegment erreicht. Eine sorgfältige Auswahl der Zielgruppe ist kein Luxus – sie ist die Grundlage erfolgreichen B2B-Vertriebs. Dasselbe gilt für Marketingagenturen, die Listen für Kundenkampagnen erstellen, und für Personalabteilungen, die Partnerfirmen suchen.

Ziel der Auswahl sind Datensätze, die Ihrer geschäftlichen Aufgabe entsprechen. Die bloße Zahl der Zeilen sagt weder etwas über die Datenqualität noch über die spätere Antwortquote. Deshalb lohnt es sich zu prüfen, welche Informationen im jeweiligen Segment tatsächlich verfügbar sind.

Schritt 1 – Branche über NACE-Codes bestimmen

Die europäische Klassifikation NACE – in Polen als PKD 2007, in Tschechien als CZ-NACE angewandt, in Deutschland als WZ – teilt die gesamte Wirtschaftstätigkeit in Hunderte Branchen. In Tschechien hat jede Firma im Register ARES einen oder mehrere NACE-Codes. Die Wahl des richtigen Codes ist der erste Filter, der Ihr Zielsegment vom Rest des Marktes trennt.

  • Abschnitt (Buchstabe, z. B. C = Verarbeitendes Gewerbe) eignet sich für breite Kampagnen zur Steigerung der Bekanntheit.
  • Dreistelliger Code (z. B. 471 – Einzelhandel mit Waren verschiedener Art) bietet einen mittleren Detaillierungsgrad.
  • Fünfstelliger Code ermöglicht das engste Segment, zum Beispiel einen bestimmten Herstellertyp.

Tipp: Wenn Sie den genauen Code nicht kennen, gehen Sie den NACE-Baum vom breitesten Abschnitt aus nach unten durch. Die meisten B2B-Datenbanken bieten eine Volltextsuche in den Bezeichnungen der NACE-Codes.

Schritt 2 – Nach Region und Unternehmensgröße filtern

Der geografische Filter ist unverzichtbar für Außendienstmitarbeiter, lokale Lieferanten und ortsbezogene Kampagnen. Eine Eingrenzung der Region hält die Liste in einem vernünftigen Umfang und konzentriert sich auf Firmen, die man tatsächlich erreichen kann.

  • Region (kraj): Tschechien gliedert sich in 14 Regionen (kraje, das Gegenstück zu Woiwodschaften bzw. Bundesländern), die sich beliebig kombinieren lassen – zum Beispiel die Südmährische und die Zliner Region, um Mähren abzudecken.
  • Unternehmensgröße: Ein Filter nach Beschäftigtenzahl oder Umsatz trennt Kleinstunternehmen von mittelständischen Firmen und Großkunden.
  • Rechtsform: Gesellschaften mit beschränkter Haftung (s.r.o.), Aktiengesellschaften (a.s.) und Einzelunternehmer (OSVČ) reagieren unterschiedlich auf geschäftliche Kontaktaufnahme und erfordern eine eigene Ansprache.

Schritt 3 – Umsatzsteuerstatus und Verfügbarkeit von Kontaktdaten ergänzen

Zwei Kriterien, die bei der B2B-Kundengewinnung oft unterschätzt werden, können die Antwortquote sofort verbessern:

  • Umsatzsteuerregistrierung: Eine als Umsatzsteuerzahler registrierte Firma ist in der Regel aktiv und hat die Mindestumsatzschwelle überschritten. Dieser eine Filter entfernt ruhende Einheiten und Mantelgesellschaften von der Liste. Mehr dazu: So prüfen Sie die Zuverlässigkeit eines tschechischen Umsatzsteuerzahlers.
  • Verfügbarkeit von Kontaktdaten: Beschränken Sie die Liste auf Firmen, für die eine Telefonnummer oder Postanschrift vorliegt. Selbst die präziseste Liste ist nutzlos, wenn man niemanden erreichen kann. Für die Übermittlung kommerzieller Informationen per E-Mail ist unabhängig davon die vorherige Einwilligung des Empfängers erforderlich; Absender aus Polen müssen zudem Art. 398 des polnischen Gesetzes über elektronische Kommunikation beachten, der eine vorherige Einwilligung auch für Direktmarketing per Telefon verlangt.

Bei firmowekontakty.pl erstellen wir auf Anfrage eine einmalige Exportdatei – für ganz Polen im Rahmen der Firmendatenbank Polen (15 Branchen, 16 Woiwodschaften), für Tschechien und andere EU-Länder auf Anfrage (Firmendaten aus der EU). Es genügt, dass Sie Branche, Region und die benötigten Kontaktfelder nennen; vor der Bestellung bestätigen wir die verfügbaren Kriterien, die Zahl der Zeilen, den Preis und den Datenstand. Beschäftigtenzahl und Umsatz gehören nicht zu den Standardspalten.

Schritt 4 – CSV-Export bestellen und ins CRM importieren

Nach Bestätigung der Auswahl erstellen wir den Export; seinen Aufbau und eine Beispieldatei zeigt die Seite Export und Beispieldatei. Das CSV-Format ist kompatibel mit Excel, Google Tabellen und praktisch jedem CRM-System (HubSpot, Pipedrive, Salesforce). Beim Import empfehlen wir:

  • Die Identifikationsnummer der Firma (in Tschechien IČO, in Polen NIP oder REGON) einer eindeutigen Kennung in Ihrem CRM zuordnen, um Dubletten bei einem erneuten Import zu vermeiden.
  • Eine Kampagnenkennzeichnung hinzufügen (z. B. Branche=Produktion; Region=JMK; Datum=2026-08), um die Ergebnisse des Segments im Zeitverlauf zu verfolgen.
  • Auswahlkriterien, Datenstand und Originaldatei aufbewahren. Für den nächsten Export genügt es, uns dieselben Anforderungen zu schicken und Umfang und Preis vor der Bestellung erneut abzustimmen.

Schritt 5 – Die Liste aktuell halten

In Tschechien werden täglich Firmen gegründet und aufgelöst. Kontaktdaten ändern sich, Firmen melden Insolvenz an, Registrierungen erlöschen. Mit einer ein Jahr alten Liste kontaktieren Sie Firmen, die nicht mehr existieren, oder bezahlen Sendungen, die nicht zugestellt werden können.

Wann ein neuer Export sinnvoll ist, hängt vom Verwendungszweck der Daten und den beobachteten Änderungen ab. Dateien sollte man über die Firmenkennung vergleichen und neue Einträge von geänderten Daten trennen. Eigene, geprüfte Informationen sollte man nicht automatisch überschreiben.

Fazit

Eine gut ausgewählte Firmenliste auf Grundlage von NACE-Branchencode, Region, Größe, Umsatzsteuerstatus und Verfügbarkeit von Kontaktdaten ist das Fundament jeder erfolgreichen B2B-Akquisekampagne. Je enger das Segment, desto höher die Antwortquote und desto niedriger die Kosten der Kundengewinnung. Am besten beginnt man mit einem engen Segment, prüft die Konversionsraten und erweitert die Liste erst danach – nie umgekehrt. Branchen und Datenumfang: Firmendatenbank Polen und Firmendaten aus Tschechien.