Oferty baz firm wyglądają podobnie: duża liczba, obietnica aktualności, cena za tysiąc rekordów. Różnice wychodzą dopiero po zakupie – gdy okazuje się, że połowa wierszy nie ma telefonu, a co piąta firma nie istnieje. Poniższe dziesięć pytań warto zadać każdemu sprzedawcy danych, także nam.
1. Skąd pochodzą dane?
Rzetelny sprzedawca wymienia źródła z nazwy: rejestry urzędowe, katalogi firm, strony internetowe, wykazy samorządów zawodowych. Odpowiedź „z ogólnodostępnych źródeł” niczego nie mówi. Od źródła zależy wszystko inne – które pola są wypełnione, jak szybko dane się starzeją i czy sprzedawca w ogóle ma prawo je przekazać.
2. Z jakiego dnia jest stan danych?
„Aktualizowana na bieżąco” to nie data. Proszę zapytać, kiedy ostatnio odświeżono rekordy z Państwa branży i regionu. Firmy powstają, zawieszają działalność i znikają codziennie; lista sprzed dwóch lat w gastronomii czy handlu jest w dużej części nieaktualna.
3. Jakie jest pokrycie mojego regionu?
Liczba „firm w Polsce” nie mówi, ile z nich działa w Państwa powiecie. Bazy bywają nierównomierne – w naszej własnej bazie na przykład najwięcej rekordów pochodzi z województwa mazowieckiego i mówimy o tym otwarcie. Proszę żądać liczby rekordów dla konkretnego zapytania – jeszcze przed zapłatą.
4. Ile rekordów ma pola, których potrzebuję?
To pytanie rozstrzyga o cenie. Do kampanii pocztowej potrzebny jest pełny adres, do planowania wizyt – adres i telefon, do uzupełniania CRM – NIP. Jeżeli z 10 000 rekordów telefon ma 3000, to do planowania rozmów kupują Państwo 3000 rekordów, a nie 10 000. Dobre zestawienie pokazuje wypełnienie każdego pola osobno, tak jak robimy to na stronie Stan bazy.
5. Jak wyznaczono branżę?
Są dwa sposoby: kod PKD z rejestru albo kategoria z katalogu (tak jest dziś w naszej bazie). Kod PKD jest urzędowy, ale firmy wpisują ich po kilkanaście „na zapas”, a od 2025 r. obowiązuje nowa klasyfikacja, w której część kodów zmieniła znaczenie – piszemy o tym w artykule PKD 2025: kody branż do list firm. Kategoria z katalogu lepiej oddaje to, czym firma się faktycznie zajmuje, ale nie jest jednolita. Warto wiedzieć, z którym przypadkiem mają Państwo do czynienia.
6. Czy dostanę próbkę?
Próbka powinna pochodzić z Państwa wyboru, nie z „pokazowego” zestawu. Kilkadziesiąt rekordów da się sprawdzić ręcznie w bezpłatnych rejestrach – jak, opisujemy w poradniku Baza firm za darmo: co dają CEIDG, KRS i REGON. Jeżeli sprzedawca próbki odmawia, to też jest informacja. Budowę naszego pliku pokazuje plik przykładowy; zawiera fikcyjne firmy, więc ilustruje strukturę, a nie jakość – tę oceniają Państwo na liczbach dla własnego wyboru.
7. Czy w bazie są dane osobowe?
Prawie zawsze tak. Jednoosobowa działalność gospodarcza to osoba fizyczna: jej nazwisko, adres i telefon są danymi osobowymi. Kto po zakupie sam decyduje o celach i sposobach wykorzystania takich danych, staje się co do zasady ich administratorem – potrzebuje podstawy prawnej, musi poinformować osoby, których dane dotyczą (art. 14 RODO), i uwzględniać sprzeciwy. Sprzedawca, który twierdzi, że „RODO nie dotyczy danych firm”, upraszcza.
8. Co z telefonem i e-mailem?
Od 10 listopada 2024 r. przesyłanie informacji handlowej e-mailem, SMS-em lub telefonicznie wymaga uprzedniej zgody adresata; przepis nie rozróżnia konsumentów i firm. Kupiona baza takiej zgody dla Państwa nie zawiera. Szczegóły: Telemarketing i mailing B2B po zmianach: art. 398 PKE. Jeśli ktoś sprzedaje „bazę do mailingu z gwarancją legalności”, proszę poprosić o wzór zgody i dowód jej udzielenia.
9. Co wolno mi zrobić z plikiem?
Licencja bywa krótka, ale istotna: jednorazowe użycie czy bezterminowe, jedna spółka czy cała grupa, zakaz odsprzedaży, zakaz publikacji. Proszę też sprawdzić, czy cena jest końcowa, czy netto, i w jakiej formie otrzymają Państwo fakturę.
10. Co, jeśli dane okażą się złe?
Żadna baza nie jest bezbłędna. Uczciwy sprzedawca mówi z góry, czego nie gwarantuje – zwykle doręczalności e-maili i osiągalności telefonów – oraz jak rozpatruje reklamacje. Obietnice w rodzaju „100 % aktualnych kontaktów” są niemożliwe do spełnienia.
Lista kontrolna przed płatnością
- źródła wymienione z nazwy
- data stanu danych dla mojego wyboru
- liczba rekordów po filtrach – branża, powiat, wymagane pola
- wypełnienie każdego pola osobno
- próbka z mojego wyboru, sprawdzona w rejestrach
- jasna licencja i cena końcowa
- plan wykorzystania zgodny z RODO i art. 398 PKE
Jak to wygląda u nas
W firmowekontakty.pl najpierw odpowiadamy na zapytanie liczbami: ile firm spełnia warunki, ile ma telefon, e-mail i NIP, z jakiego dnia jest stan. Dopiero potem podajemy cenę. Źródła opisuje metodologia, zakres branż – strona Baza firm według branż. Jeśli nasza baza nie pokrywa Państwa regionu, powiemy to wprost.
Najczęstsze pytania
Czy kupno bazy firm jest legalne?
Sam zakup danych firm pochodzących z jawnych źródeł nie jest zakazany. Legalność zależy od tego, skąd sprzedawca ma dane i co kupujący z nimi zrobi: dane osób prowadzących jednoosobową działalność podlegają RODO, a kontakt handlowy przez telefon lub e-mail wymaga uprzedniej zgody adresata (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej).
Ile kosztuje baza firm?
Nie ma jednej ceny rynkowej. Cena zależy od liczby rekordów, wymaganych pól, zawężenia branży i regionu oraz od tego, czy płaci się jednorazowo, czy w abonamencie. Porównywać warto koszt jednego rekordu, który faktycznie nadaje się do Państwa celu – a nie cenę za tysiąc wierszy.
Lepiej kupić bazę jednorazowo czy w abonamencie?
Jednorazowy plik wystarcza do pojedynczej kampanii pocztowej lub analizy. Abonament ma sens, gdy dane są potrzebne stale i sprzedawca rzeczywiście je aktualizuje – proszę poprosić o datę ostatniej aktualizacji konkretnej próbki.
Jak sprawdzić jakość bazy przed zakupem?
Warto poprosić o próbkę z własnego regionu i branży, a następnie sprawdzić kilkadziesiąt rekordów w bezpłatnych rejestrach: czy firma istnieje, czy działalność nie jest zawieszona, czy adres się zgadza.
