Kto wpisuje w wyszukiwarkę „baza firm za darmo”, zwykle trafia na katalogi pełne reklam. Tymczasem bezpłatne i jawne rejestry firm prowadzi państwo. Trzeba tylko wiedzieć, który rejestr co zawiera, jak się do niego dostać, na jakich warunkach wolno korzystać z danych i gdzie kończą się jego możliwości.
Trzy rejestry w skrócie
Tabelę można przewijać w bok.
| Rejestr | Kogo obejmuje | Dostęp maszynowy | Wyszukiwanie po branży i regionie |
|---|---|---|---|
| CEIDG | osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, wspólników spółek cywilnych | API Hurtowni danych, po rejestracji konta | tak – PKD, województwo, powiat, gmina, status |
| KRS | spółki handlowe, spółdzielnie, stowarzyszenia, fundacje | otwarte API, bez klucza | nie – tylko po numerze KRS |
| REGON | podmioty gospodarki narodowej, w tym urzędy, wspólnoty mieszkaniowe i indywidualne gospodarstwa rolne | API BIR1, po uzyskaniu klucza | nie – tylko po REGON, NIP lub KRS |
CEIDG: jedyny rejestr z filtrem branży
Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej obejmuje przedsiębiorców będących osobami fizycznymi. Pojedynczy wpis sprawdzą Państwo w wyszukiwarce na Biznes.gov.pl. Do pobierania wielu wpisów służy Hurtownia danych CEIDG: trzeba mieć konto w serwisie Biznes.gov.pl, wypełnić wniosek o dostęp i zaakceptować oświadczenie o ochronie i przetwarzaniu danych osobowych; logowanie odbywa się przy użyciu Profilu Zaufanego, a po rejestracji otrzymuje się klucz do interfejsu API.
Według dokumentacji API w wersji 3 listę firm można filtrować m.in. po kodzie PKD, województwie, powiecie, gminie, miejscowości i statusie wpisu. Odpowiedź zawiera nazwę, NIP, REGON, adres działalności, daty i kody PKD, a w szczegółach wpisu także telefon, e-mail i stronę www – ale tylko wtedy, gdy przedsiębiorca zgłosił je we wniosku (art. 5 ustawy o CEIDG mówi o danych kontaktowych, „o ile te dane zostały zgłoszone”). Część wpisów danych kontaktowych więc nie zawiera.
Ograniczenia są trzy. Interfejs ma limit liczby zapytań – aktualna dokumentacja podaje 1000 żądań w ciągu 60 minut – więc zebranie większego zbioru trwa. Potrzebny jest programista albo gotowe narzędzie. I najważniejsze: CEIDG obejmuje osoby fizyczne, więc nie ma w niej spółek z o.o., akcyjnych ani komandytowych.
KRS: otwarte API, ale bez wyszukiwania
Krajowy Rejestr Sądowy to rejestr spółek i organizacji. Ministerstwo Sprawiedliwości udostępnia wyszukiwarkę oraz otwarty interfejs pod adresem api-krs.ms.gov.pl, który – jak sprawdziliśmy 11.10.2026 – bez rejestracji i klucza zwraca odpis aktualny lub pełny w formacie JSON. Jest też biuletyn: lista numerów KRS, pod którymi danego dnia dokonano wpisu.
Haczyk: odpis pobiera się po numerze KRS. Interfejs nie odpowie na pytanie „pokaż spółki budowlane z powiatu piaseczyńskiego”. Żeby zbudować listę branżową, trzeba najpierw skądś wziąć numery – albo pobrać wszystko i filtrować samodzielnie po przedmiocie działalności. Numeru telefonu w odpisie nie ma. Bezpłatnie dostępne są za to sprawozdania finansowe spółek w przeglądarce dokumentów finansowych.
REGON: najszerszy, ale tylko do sprawdzania
Rejestr REGON prowadzony przez Główny Urząd Statystyczny ma najszerszy zakres: obejmuje firmy, urzędy, szkoły, wspólnoty mieszkaniowe i osoby prowadzące indywidualne gospodarstwa rolne. W grudniu 2025 r. liczył ok. 5,44 mln podmiotów. Wyszukiwarka jest publiczna, a usługa sieciowa BIR1 – jak podaje GUS – bezpłatna także dla podmiotów komercyjnych. Klucz użytkownika otrzymuje się po wysłaniu zgłoszenia e-mailem.
BIR1 wyszukuje jednak wyłącznie po identyfikatorze: REGON, NIP lub KRS. To narzędzie do weryfikacji i uzupełniania danych firm, które już Państwo znają – nie do budowania listy od zera.
Czy tych danych wolno używać dalej
Rejestry są jawne, ale „jawne” nie znaczy „bez warunków”. Ramy wyznaczają przepisy, nie regulaminy stron:
- CEIDG. Dane i informacje udostępniane przez CEIDG są jawne i każdy ma prawo dostępu do nich (art. 45 ustawy o CEIDG). Udostępnianie w inny sposób niż na stronie internetowej – a więc przez interfejs – jest nieodpłatne, ale następuje po ustaleniu warunków z ministrem właściwym do spraw gospodarki; do ponownego wykorzystywania tak udostępnionych danych stosuje się ustawę o otwartych danych (art. 47).
- KRS. Centralna Informacja udostępnia bezpłatnie w sieci aktualne i pełne informacje o podmiotach wpisanych do rejestru (art. 4 ust. 4a ustawy o KRS). Dane przekazuje się w celu ponownego wykorzystywania z zachowaniem przepisów ustawy o otwartych danych, także przez API (art. 4b).
- REGON. Rejestr jest jawny (art. 45 ustawy o statystyce publicznej); do ponownego wykorzystywania danych z rejestrów urzędowych stosuje się ustawę o otwartych danych (art. 49a). GUS podaje na stronie usługi BIR1, że usługa i dane są udostępniane bezpłatnie, oraz określa limity liczby zapytań.
- Ustawa o otwartych danych. Ustawa z 11 sierpnia 2021 r. daje każdemu prawo do ponownego wykorzystywania informacji sektora publicznego (art. 5), ale ogranicza je m.in. ze względu na prywatność osoby fizycznej i ochronę danych osobowych (art. 6 ust. 2) i nie narusza przepisów o ochronie danych osobowych (art. 7 ust. 2). Podmiot udostępniający może określić warunki, np. obowiązek podania źródła i czasu pozyskania danych (art. 15).
W praktyce: pobranie danych spółek i ich wykorzystanie we własnej analizie nie budzi większych wątpliwości. Przy danych osób prowadzących jednoosobową działalność – a to cała CEIDG – trzeba mieć własną podstawę prawną z RODO, wykonać obowiązek informacyjny i uwzględniać sprzeciwy. To omówienie przepisów, a nie porada prawna.
Czego nie ma w żadnym z nich
- Kompletnych danych kontaktowych. Telefon i adres strony www są w CEIDG tylko wtedy, gdy przedsiębiorca je zgłosił; w KRS numeru telefonu nie ma.
- Jednej listy dla wszystkich form prawnych. Jednoosobowe działalności są w CEIDG, spółki w KRS; łączy je dopiero REGON, którego nie da się przeszukiwać po branży.
- Prostej informacji o wielkości firmy. Przybliżenie dają sprawozdania finansowe spółek, które trzeba przejrzeć osobno.
- Gotowego pliku. Wszystkie trzy źródła wymagają pracy: zapytań, łączenia po NIP, usuwania powtórzeń.
Kiedy wystarczą rejestry, a kiedy nie
Rejestry w zupełności wystarczą, gdy sprawdzają Państwo kontrahenta, uzupełniają dane kilkudziesięciu znanych firm albo potrzebują listy jednoosobowych działalności z jednego powiatu i mają kogoś, kto obsłuży API. Przestają wystarczać, gdy potrzebna jest lista różnych form prawnych z jednej branży razem z publicznie podanymi kontaktami.
My budujemy Bazę firm Polska z innych źródeł – katalogów firm, map i wykazów zawodowych – i dlatego ma ona inne zalety i wady: więcej telefonów i stron www, ale niepełne numery NIP i pokrycie, które różni się między województwami (najwięcej rekordów naszej własnej bazy pochodzi z województwa mazowieckiego). Opisujemy to otwarcie w metodologii. Zanim cokolwiek Państwo kupią, warto przeczytać też na co zwrócić uwagę przy zakupie bazy firm.
Najczęstsze pytania
Czy z CEIDG można pobrać całą bazę firm do Excela?
Nie jednym kliknięciem. Wyszukiwarka pokazuje pojedyncze wpisy, a Hurtownia danych CEIDG udostępnia dane przez API po założeniu konta – według dokumentacji z limitem 1000 żądań na 60 minut. Plik trzeba zbudować samodzielnie, za pomocą programu, który odpytuje interfejs.
Czy w KRS są numery telefonów i adresy e-mail spółek?
Numerów telefonów nie. Odpis z KRS zawiera dane rejestrowe: nazwę, siedzibę i adres, NIP, REGON, organy, kapitał i przedmiot działalności. Ustawa przewiduje wpisanie adresu strony internetowej i adresu poczty elektronicznej, jeżeli podmiot je posiada; numeru telefonu wśród danych rejestru nie wymienia.
Czy darmowe dane z rejestrów wolno wykorzystać do marketingu?
Jawność danych nie uchyla innych przepisów. Ustawa o otwartych danych zastrzega, że prawo do ponownego wykorzystywania jest ograniczone ze względu na ochronę danych osobowych, a dane osób prowadzących jednoosobową działalność są danymi osobowymi i podlegają RODO. Przesyłanie informacji handlowej e-mailem lub telefonicznie wymaga ponadto uprzedniej zgody adresata (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej).
Po co kupować bazę firm, skoro rejestry są bezpłatne?
Rejestry odpowiadają na pytanie „kim jest ta firma”. Nie odpowiadają na pytanie „które firmy z tej branży i tego powiatu mają publicznie podany telefon”. Kupuje się więc nie same dane, lecz ich zebranie, połączenie i wybór – albo robi to własnymi siłami.
Stan informacji: 11.10.2026. Zasady dostępu i limity interfejsów określają ich operatorzy i mogą się zmieniać; przed budową własnego rozwiązania proszę sprawdzić aktualną dokumentację.
